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für die Selbstauskunft von Mietinteressenten

1. Verantwortlicher

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da dies gesetzlich für unser Unternehmen nicht vorgeschrieben ist. Für alle Fragen zum Datenschutz können Sie sich direkt an die oben genannten Kontaktdaten wenden.

2. Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten die in diesem Formular erhobenen Daten ausschließlich, um

• Ihre Eignung als Mieter für die von Ihnen besichtigte Wohnung zu prüfen, und
• einen Mietvertrag mit Ihnen vorzubereiten und anzubahnen, sofern Sie den Zuschlag erhalten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen, die Sie durch das Absenden dieses Formulars selbst veranlassen). Eine Einwilligung benötigen wir hierfür nicht; die Bestätigung am Ende des Formulars bezieht sich ausschließlich auf die Richtigkeit Ihrer Angaben und die Kenntnisnahme dieser Datenschutzerklärung.

Eine Ausnahme ist die Kopie Ihres Personalausweises: Sie ist für die Prüfung Ihrer Mietanfrage nicht erforderlich und wird deshalb ausschließlich auf Grundlage Ihrer gesonderten Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO gespeichert, die Sie im Formular durch ein eigenes Kästchen erteilen. Ohne dieses Häkchen speichern wir die Datei nicht. Die Einwilligung ist freiwillig, das Formular lässt sich auch ohne sie absenden, und Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (siehe Ziffer 9); wir löschen die Kopie dann unverzüglich. Bitte schwärzen Sie in der Kopie alle Angaben, die für die Prüfung Ihrer Mietanfrage nicht erforderlich sind — insbesondere Ausweis- und Zugangsnummer, Staatsangehörigkeit, Größe und Augenfarbe. Die Kopie muss außerdem als Kopie erkennbar sein (§ 20 Abs. 2 PAuswG).

Eine über die Prüfung Ihrer Mietanfrage hinausgehende Verwendung Ihrer Daten findet nicht statt, insbesondere keine Werbung und keine Aufnahme in einen Interessentenpool für andere Objekte.

3. Welche Daten wir verarbeiten

• Angaben zum besichtigten Objekt sowie Besichtigungsdatum
• Stammdaten: Vorname, Nachname, Anschrift, Geburtsdatum
• Kontaktdaten: E-Mail-Adresse, Telefonnummer
• Angabe zu Haustieren
• Angaben zur Beschäftigung: Beruf, Arbeitgeber, beschäftigt seit, Nettolohn-Bereich
• von Ihnen hochgeladene Nachweise: Arbeitsvertrag bzw. Bescheinigung über das Arbeitsverhältnis, Verdienstnachweise und SCHUFA-Auskunft
• nur bei erteilter Einwilligung: eine Kopie Ihres Personalausweises sowie die Angabe, dass Sie diese Einwilligung erteilt haben (als Nachweis nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO)
• Ihre Unterschrift (als Bilddatei)
• Ort und Datum der Unterschrift
• der Zeitpunkt des Eingangs Ihrer Einreichung — er ist der Stichtag für die automatische Löschung nach Ziffer 7

Alle mit einem Sternchen (*) gekennzeichneten Felder sind Pflichtangaben, ohne die wir Ihre Mietanfrage nicht prüfen können. Alle Datei-Uploads sind freiwillig; ohne aussagekräftige Nachweise können wir Ihre Mietanfrage jedoch nur eingeschränkt beurteilen. Die Kopie des Personalausweises hat auf die Auswahlentscheidung keinen Einfluss.

Sie können in einer Einreichung mehrere Personen angeben, wenn Sie die Wohnung gemeinsam mieten möchten. Jede angegebene Person unterschreibt dabei selbst und nimmt diese Datenschutzerklärung zur Kenntnis. Wenn Sie Angaben zu einer weiteren Person eintragen, stellen Sie bitte sicher, dass diese Person damit einverstanden ist und diese Datenschutzerklärung kennt. Jede mitangegebene Person kann ihre Rechte nach Ziffer 9 jederzeit unmittelbar bei uns geltend machen und diese Erklärung jederzeit direkt bei uns anfordern.

4. Zugriffsdaten beim Aufruf dieser Seite

Beim Aufruf dieser Formularseite werden aus technischen Gründen automatisch Zugriffsdaten in Server-Protokolldateien erfasst: Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, die aufgerufene Adresse sowie Angaben zu Browser und Betriebssystem. Diese Daten verwenden wir ausschließlich, um den technischen Betrieb sicherzustellen und Angriffe auf unseren Server zu erkennen und abzuwehren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Sicherheit und Stabilität dieses Angebots. Wir bewahren diese Protokolldateien nur so lange auf, wie sie für diese Zwecke erforderlich sind; sie werden durch die fortlaufende automatische Rotation der Protokolle überschrieben. Länger speichern wir einzelne Einträge nur, wenn ein konkreter sicherheitsrelevanter Vorfall dies erfordert, und in diesem Fall nur bis zu dessen abschließender Klärung. Eine Zusammenführung dieser Daten mit Ihren Formularangaben findet nicht statt.

5. Wer Ihre Daten erhält

Ihre Daten werden ausschließlich innerhalb der Hera Verwaltung GmbH von den mit der Vermietung befassten Mitarbeitenden eingesehen. Eine SCHUFA-Auskunft holen wir nicht selbst ein — Sie legen uns diese freiwillig als Nachweis vor. Eine Weitergabe Ihrer Daten an sonstige Dritte, insbesondere zu Werbezwecken, findet nicht statt.

Für den Betrieb unseres E-Mail-Postfachs nutzen wir den Hosting-Anbieter DomainFactory GmbH mit Serverstandort in Deutschland. Da Ihre Selbstauskunft per E-Mail an uns übermittelt wird, verarbeitet dieser Anbieter Ihre Angaben in unserem Auftrag und ausschließlich weisungsgebunden auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO.

6. Speicherort und Datensicherheit

Ihre Angaben und die hochgeladenen Unterlagen werden nicht auf einem eigenen Dateiserver gespeichert, sondern unmittelbar nach dem Absenden per E-Mail an unser eigenes Postfach übermittelt und dort von den mit der Vermietung befassten Mitarbeitenden bearbeitet. Die Übertragung aus Ihrem Browser an unseren Server erfolgt verschlüsselt (TLS/https), ebenso die Weiterleitung an unseren Mailserver. Absender und Empfänger der Nachricht sind dasselbe Postfach unseres Unternehmens, die Nachricht verlässt den Bereich unseres deutschen Anbieters also nicht. Eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung der E-Mail selbst findet nicht statt. Ihre Formularangaben werden zusätzlich in einer Datenbank auf einem eigenen Server in Deutschland gespeichert; die hochgeladenen Dateien werden dort nicht abgelegt. Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU/des EWR findet nicht statt.

Diese Formularseite bindet keine externen Schriftarten, Analyse- oder Trackingdienste ein und setzt keine Cookies. Ein Zugriff auf Informationen in Ihrem Endgerät im Sinne des § 25 TDDDG findet somit nicht statt.

7. Speicherdauer

Kommt kein Mietvertrag zustande, löschen wir Ihre Selbstauskunft und die übermittelten Unterlagen spätestens sechs Monate nach deren Eingang aus unserem Postfach und aus unserer Datenbank. Diese Frist dient dazu, mögliche Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz nachvollziehen und uns dagegen verteidigen zu können (vgl. § 21 Abs. 5 AGG). Sie ist eine Höchstfrist: Sobald Ihre Daten für diesen Zweck nicht mehr benötigt werden, löschen wir sie auch ohne Aufforderung früher. Unabhängig davon können Sie die Löschung jederzeit selbst verlangen (siehe Ziffer 9).

Diese Löschung erfolgt automatisiert: Ihre E-Mail wird durch eine feste Postfachregel nach Ablauf der sechs Monate automatisch entfernt, und ein täglich laufender Prozess löscht Ihre Formularangaben nach demselben Fristablauf automatisch aus unserer Datenbank.

Kommt ein Mietvertrag zustande, verarbeiten wir die für das Mietverhältnis benötigten Daten gesondert in der Vertragsakte weiter; die Speicherdauer richtet sich dann nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Die Selbstauskunft selbst unterliegt unabhängig davon der oben genannten Sechs-Monats-Frist.

8. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Über Ihre Mietanfrage entscheiden ausschließlich Menschen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt; insbesondere führen wir keine automatisierte Bewertung oder Punktevergabe (Scoring) auf Grundlage Ihrer Angaben durch.

9. Ihre Rechte

Ihnen stehen folgende Rechte zu:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung, die wir auf ein berechtigtes Interesse stützen — hier die Zugriffsdaten nach Ziffer 4 (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf Ihrer Einwilligung zur Speicherung der Ausweiskopie mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) — die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Speicherung bleibt davon unberührt

Zur Ausübung dieser Rechte können Sie sich jederzeit formlos an die in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten wenden.

Hinweis auf Ihr Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Darüber hinaus haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), zum Beispiel bei der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.

Stand: 22.09.2026